А вот

и нет

Что делать, если никак не получается поддерживать в актуальном состоянии?

Вот вы нашли наконец-таки идеальную штуковину для наведения в делах порядка. И потратили полдня, чтобы записать туда задачи, проектики и важные мысли.

А потом проходит неделя или две, и вы туда заглядываете, а там всё лежит такое, двухнедельной давности. И думаете «надо же, какой я дурачок — потратил полдня, а всё впустую, ничего это не работает!»

Не беспокойтесь. Нормально всё.

Просто смысл не в поддержании актуального состояния. Это лишь прекрасная фантазия.

Ценность в самом моменте упорядочивания. Вы не впустую потратили те полдня, польза была именно в том, чтобы с помощью той штуковины упорядочить всё в голове. Вы поэтому и не возвращались к ней — в голове и так был порядок, было понятно, что делать.

А если такой процесс вам снова понадобился — отлично, делайте заново. Можно даже завести ещё одну новую штуковину.

Важен сам момент.